Запись о смене фамилии в трудовой книжке – образец

Содержание
  1. Как сделать запись в трудовой о смене фамилии
  2. Как происходит оформление новых данных
  3. Инструкция по оформлению
  4. Где ещё корректируют данные
  5. Оформление на предприятии
  6. Если произошёл брак повторно
  7. Каковы последствия при отсутствии изменений
  8. Смена фамилии в трудовой книжке – образец. переименование должности
  9. Нужно ли менять
  10. Как сделать запись и ее образец
  11. Что будет, если не поменять
  12. Как переименовать должность
  13. Как исправить фамилию в трудовой книжке?
  14. Нормативно-правовая база
  15. Основания для смены фамилии
  16. Действия работника после изменений персональных данных
  17. Процедура изменения фамилии в трудовой книжке
  18. Исправление ошибок
  19. :
  20. Как изменить фамилию в трудовой книжке после замужества или при других обстоятельствах
  21. Документы, необходимые для исправления
  22. Процедура корректировки личных данных
  23. Смена фамилии в прочих рабочих документах
  24. Изменение фамилии в трудовой книжке (после замужества, прочее) в 2018 году: образец записи, как правильно внести, правила оформления смены
  25. В каких ситуациях меняется фамилия в трудовой книжке
  26. Кадровику — инструкция и образец внесения записи о смене фамилии в трудовую
  27. В какие ещё кадровые документы вносятся коррективы
  28. Если изменения были внесены с ошибкой: как исправить

Как сделать запись в трудовой о смене фамилии

Запись о смене фамилии в трудовой книжке - образец

После официальной регистрации брачных отношений и коррекции личной информации, сотрудник, работающий в кадровом подразделении, обязан отслеживать изменение фамилии после замужества в трудовой книжке каждой сотрудницы. Только правильное оформление документов во время трудовой деятельности позволит своевременно оформить пенсию.

Как происходит оформление новых данных

Для изменения персональной информации, предварительно в соответствующий отдел нужно отправить заявление и приложить ряд бумаг, подтверждающих официальный статус проведённой процедуры.

Перед тем как осуществить изменение фамилии после замужества в трудовой книжке, работник должен получить новый паспорт и свидетельство, подтверждающее заключение брака. Если произошёл развод, то предоставляется соответствующее свидетельство о расторжении.

Главным основанием для корректирования имеющихся данных служит изданный приказ от руководства. Предварительно работник обязан проинформировать о такой необходимости работодателя и причине для внесения изменений в трудовом документе.

Важно принять во внимание, что работник кадрового отдела должен открыть личное дело сотрудника и оформить к нему дополнительное соглашение, прикрепляющееся к заключённому ранее договору.

После внесения новой информации, необходимо в обязательном порядке ознакомиться с конечным итогом проделанной работы.

Инструкция по оформлению

Процесс внесения изменённой информации можно разделить на несколько процессов:

Коррективы фиксируются в отдельной строке, где вносится новая фамилия в брошюре. Старую фамилию аккуратно зачёркивают и в стороне (если остаётся место), прописывается скорректированная информация. Либо новую надпись располагают сверху зачёркнутого слова;

Внутри обложки прописывается информация, зафиксированная в свидетельстве. Важно расположить её таким образом, чтобы оставалось пространство для будущих записей;

Далее, проставляется номер и серия выданного свидетельства. Все изменения подтверждаются визой ответственного работника и печатью предприятия.

Вся информация должна быть прописана разборчивым и чётким подчерком, не допускаются исправления.

Где ещё корректируют данные

Как только сформирован приказ руководством об изменении новой фамилии, понадобиться скорректировать данные и в других документах:

  • новые данные прописываются в карточке с общей информацией в личном деле;
  • оформление поправок в банковских счетах;
  • обновление информации в бухгалтерской документации и иных свидетельствах, где присутствуют данные работника.

Для сохранения действительности бланков из личного дела, написание заявления на изменение персональных данных необходимо. К нему прикладывается ряд подтверждающих юридически действительных бумаг.

В соответствии с 69 Постановлением Минтруда, принятым от 10.10.2003, замена фамилии может быть осуществлена только на основании предоставленных юридических оснований.

К заявлению необходимо приложить:

  1. Российский паспорт.
  2. Свидетельство о рождении.
  3. Документ, подтверждающий замужество или развод.
  4. Иную документацию, по требованию.

На обратной стороне брошюры прописывается информация о каждой предоставленной бумаге.

Оформление на предприятии

В организации подготавливаются два документа, которые дают основания для изменений:

  • заявление, написанное сотрудником с просьбой скорректировать личную информацию;
  • приказ, посредством которого кадровая служба обязана внести все коррективы в личной информации работающего сотрудника.

Формат написания универсальный и должен быть обращён к руководителю предприятия с просьбой поменять личные данные везде, где подтверждается трудоустройство. После даты и подписи, в качестве дополнения необходимо отметить список документальных копий (паспорт и свидетельство), после чего могут быть скорректированы все данные.

Ознакомившись с заявлением работника, начальник должен поставить свою визу, подтверждающую факт ознакомления и издать приказ о внесении всех изменений.

Существует множество способов, как изменить информацию в личной карте. На практике, когда женщина выходит замуж, то чаще всего она берёт фамилию мужа. К чему это может привести?

  1. Тогда старые данные зачёркивают, и на свободном пространстве фиксируют новую.
  2. С внутренней стороны первой страницы (как правило, обложки) прописывают все данные юридического документа, выступающего свидетельством о вступлении в брачные отношения.
  3. Закрепляя все изменения, кадровик должен указать свои данные и подпись, а также дату, когда была вписана новая информация.

Если есть графа «дополнительные сведения», то всю информацию о свидетельстве можно записать туда. Чтобы сэкономить место, некоторые специалисты отдельно распечатывают лист, прикладывают его в трудовую, а на обложке прописывают только старые сведения и факт внесения новых данных.

По оформлению дополнительного соглашения к основному договору сформировалось два лагеря:

  • одни считают, что эта процедура обязательна, чтобы не нарушать трудовое законодательство;
  • а другая сторона уверена, что подобные действия не противоречат действующим нормам права.

На основании 57 статьи ТК РФ, заключение нового соглашения при изменении персональной информации является обязательной законодательной процедурой.

Если произошёл брак повторно

Если женщина повторно выходит замуж и принимает решение взять другую фамилию, то снова фиксируется запись о её изменении вторично во всех соответствующих бумагах.

Встречаются ситуации, когда корректировки происходят при повторном замужестве с бывшим мужем, тогда кадровик должен ссылаться на официальный документ, подтверждающий прохождение официальной юридической процедуры, что смена произошла на основании свидетельства (номер).

Что нужно принять во внимание?

  1. Кроме изменения и корректировки имеющихся документов, а также получения юридических бумаг от самого сотрудника, специалист должен взять образец изменённой подписи сотрудника.
  2. В некоторых случаях после развода, женщины принимают решение вернуть девичью фамилию, отказавшись от изменённой. Процедура выполняется с указанием возврата на добрачный вариант, опираясь на свидетельство о разводе.
  3. Существует отдельная инструкция, согласно которой можно исправить допущенные ошибки при внесении новой записи, за исключением титульной страницы.

Найти инструкцию по исправлению допущенных ошибок можно в пункте №26 Правил и Инструкции 2.3.

В случае первичного заполнения трудовой, вносить корректировки, зачёркивать ошибки не допускается. Документ следует уничтожить. На основании 42 пункта, прописанного в Правилах, все расходы по заведению новой трудовой возлагаются на руководство организации.

Если в трудовой уже присутствуют записи с прошлого места работы, то кадровик должен сделать пометку «взамен ошибочной». Далее, закрепить изменения своей визой и поставить печать организации.

Основную ответственность за все корректировки и изменения персональных данных несёт в первую очередь руководство предприятия, поскольку оно издаёт приказы о назначении сотрудников кадрового отдела. Кроме того, работодатель обязан обеспечить соответствующие условия хранения всех документов, в том числе — личного дела.

В случае зафиксированных нарушений, в соответствии с действующим Трудовым кодексом (ТК РФ), ответственные сотрудники могут понести дисциплинарные взыскания, предусмотренные кодексом.

Каковы последствия при отсутствии изменений

Рассмотрим следующую ситуацию — сотрудница Петрова приняла решение проигнорировать требования изменить личные данные. Результат не заставил себя ждать:

  • через полгода у неё наступил пенсионный возраст;
  • сотрудники ПФР не смогли начислить выплаты, поскольку информация в трудовой и паспорте не совпадала;
  • в результате пришлось потратить несколько месяцев, чтобы переделать документы и получать пенсию.

Несмотря на то, что за процесс изменений личных данных отвечает кадровик, инициировать его должен самостоятельно сотрудник, информируя о такой необходимости в устной или письменной форме. В противном случае, это вызовет ряд негативных последствий. В первую очередь – это признание документов недействительными.

Источник: https://tvoeip.ru/kadry/trudovaya/izmenenie-posle-zamuzhestva

Смена фамилии в трудовой книжке – образец. переименование должности

Запись о смене фамилии в трудовой книжке - образец

В повседневной жизни встречаются различные ситуации, когда по тем или иным причинам граждане меняют фамилию. Зачастую их меняют женщины, вступая в официальный брак, когда они принимают фамилию супруга.

Вслед за изменением фамилии необходимо во все документы внести поправки, включая трудовую книжку. Работодатель в такой ситуации должен изменить фамилию в ней, но после подачи заявления работником, к которому приложены документы, обосновывающие его решение.

Нужно ли менять

Любой человек при возникновении определенных обстоятельств может изменить свои личные данные согласно нормам правовых актов.

Согласно указаниям пункта 26 постановления правительства № 225, опубликованного 16 апреля 2003 года поправки в трудовую книжку вносятся на основания приказа по предприятию, который издается соответственно прощения о смене фамилии.

Заявление работником пишется лично в произвольной форме, потому что трудовое законодательство не предусматривает конкретную форму.

К нему прилагаются документы:

  • метрика работника, ее копия;
  • новый паспорт, удостоверяющий личность работника, его копия;
  • свидетельство о заключении брака, его копия;
  • справка об изменении фамилия, выданное органом ЗАГСа или Федеральной миграционной службой, где производился обмен паспорта;
  • другие виды официальных бумаг.

Копии документов подшиваются в личное дело работника, но они должны быть заверены в нотариальной конторе. В крайнем случае, их заверяет начальник отдела кадров, что допускается нормами правовых актов.

Приказ издается на внесение поправок в анкетные данные работника. Он оформляется в соответствии с правилами кадрового делопроизводства.

В нем необходимо указать причины, вследствие которых изменена фамилия. Также в приказе отмечаются представленные документы, вписываются их данные, серия и регистрационный номер.

Кто должен заверять копию трудовой книжки, вы можете узнать в этой статье.

Сообразно указаниям трудового законодательства, постановления правительства «О трудовых книжках» она не подлежит замене.

Трудовая книжка выдается работодателем при приеме на работу. Если работник увольняется, то она выдается ему на руки под роспись.

В соответствии с положениями пункта 5.5 акта «Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников» трудовую книжку можно заменить в случаях, когда она пришла в негодность.

Такого рода случаями считаются

  • трудовая книжка или ее вкладыш обгорели в результате пожара;
  • трудовая книжка или ее вкладыш были разорваны на отдельные части по какой-либо причине;
  • трудовая книжка или ее вкладыш попали в грязь, вследствие чего сильно загрязнена.

Работодатель в описанных случаях может выдать новую трудовую книжку, но на титульном листе новой книжки делается пометка: «Взамен выдан дубликат».

Старая трудовая книжка выдается на руки работнику или уничтожается соответственно нормативам правовых актов.

Как сделать запись и ее образец

По общепринятым правилам запись о смене фамилии осуществляется на титульном листе трудовой книжки.

При этом бывшая фамилия зачеркивается и над нею вписывается вновь принятая. На ее обложке с внутренней стороны записываются обязательные данные документов, на основании которых делается новая запись.

Под ними начальник отдела кадров ставит подпись, записывает целиком фамилию, сокращенно имя и отчество. Его подпись скрепляется печатью предприятия.

Образец внесения записи при изменении фамилии.

Но содержание может быть составлено иначе, так как в каждом конкретном случае работодатель вправе сформулировать запись по своему усмотрению.

Помимо трудовой книжки изменения заносятся в:

  • личное дело работника;
  • личную карточку, заполняемую на бланке с унифицированной формой Т-2;
  •  личный счет, имеющий унифицированную форму – Т-54;
  • график отпусков;
  • табель учета рабочего времени;
  • бухгалтерские документы, включая платежные ведомости.

Работник, ознакомившись с внесенными поправками, должен расписаться под ними, что подтверждает правильность заполнения.

Некоторые работодатели соответственно своим локальным актам составляют дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором отражается факт смены фамилии работника на новую фамилию.

В соответствии с новой фамилией меняется медицинский, страховой полис, что по просьбе работника может осуществить сотрудник кадровой службы, отправив в соответствующие органы запрос.

Что будет, если не поменять

Информация о персональных данных работника должна быть внесена в обязательном порядке.

Она необходима для правильного оформления документации, которая служит подтверждением трудовой деятельности работника. По общепринятым правилам она должна храниться в бухгалтерии и кадровой службе предприятия.

По ней бухгалтерия начисляет заработную плату, выдаваемую работнику в качестве оплаты за выполненный труд.

Любые изменения, внесенные в персональные данные, подлежат безусловному внесению поправок, чтобы в дальнейшем не возникли непредвиденные ситуации.

К тому же вся документация о производственной деятельности должна храниться в продолжение длительного времени на предприятии.

Например, если в платежной ведомости будет записана старая фамилия работника, то ему могут не выдать заработную плату.

Также при оформлении пенсионного обеспечения могут понадобиться дополнительные справки с пояснениями о произошедшей смене фамилии, ее основания. Работник должен будет собирать их, несмотря на истекший срок, после изменения фамилии.

Работник должен быть заинтересован в своевременном внесении поправок в соответствующие документы, не пренебрегая извещением о том, что нужно сменить фамилию в документах.

Иначе он может утратить действительность документов, служащих подтверждением его трудоустройства на каком-либо предприятии.

За внесение поправок работодатель несет административную ответственность, поэтому сотрудники кадровой службы отвечают за правильное оформление всей документации относительно трудовой деятельности работников предприятия.

Если запись об изменениях не будет внесена, то к сотрудникам кадровой службы могут быть предъявлены обвинения о ненадлежащем исполнении функциональных обязанностей.

Работодатель должен разъяснить работнику порядок осуществления действий, связанных со сменой фамилии, об обязательности занесения поправок в трудовую книжку и последствиях невнесения их в трудовую книжку.

Прежде всего, изменение фамилии будет расцениваться как перемена личных данных работника. Оно не отражается на гражданских правах человека, его трудоустройства.

Работник знать о своих правах и обязанностях, в данной ситуации занесение в трудовую книжку изменений является его правом и в то же время обязанностью.

Как переименовать должность

В производственной деятельности не исключается вероятность внесения изменений в функциональные обязанности работников, что влечет к изменению названия должности в штатном расписании.

Указанная процедура обусловлена некоторыми условиями, в число которых входит:

  • вакантная должность;
  • занятая должность.

Работодатель, исходя из вышеприведенных условий, осуществляет действия по переименованию должности, оставив при этом функциональные обязанности прежними.

Но он вправе внести корректировки в локальные акты, разработать проект функциональных обязанностей для новой должности и утвердить из соответствующим приказом.

В первом случае вносятся поправки в штатное расписание, для чего он издает приказ, на основании которого вносятся изменения в штатное расписание.

Во втором случае работодатель обязан известить работника о предстоящих переменах сообразно статье 74 ТК, для чего ему необходимо вручить письменное уведомление работнику.

При этом работник должен подписаться в уведомлении, что подтвердить его ознакомление с решением руководителя предприятия.

Работодатель должен обосновать свои действия, привести аргументы в пользу переименования должности.

Переименование должности влечет к изменению условий, которые были установлены сторонами соответственно статье 54 ТК, вследствие чего необходимо внести поправки в трудовой договор или заключить новый.

Если работник выразил свое согласие, то необходимо старый договор аннулировать и заключить новый. В противном случае работодатель должен предложить ему другие вакансии.

Исключительным случаем в сложившейся ситуации будет увольнение работника согласно статье 77 ТК.

Изменения в трудовой договор вносятся соответственно правилам ведения трудовых книжек, инструкции по их заполнению. При этом можно применить следующую формулировку:

Должность «менеджера отдела сбыта» переименована в должность «консультант-менеджер по продажам» с 1 декабря 2018 года.

И в добавлении к вышесказанному необходимо помнить, что хотя ответственность за оформление трудовой книжки возложена на работодателя, в конечном счете, она необходима работнику.

При оформлении пенсионного документа он служит в качестве основополагающего документа, от которого зависит размер пенсии.

Следовательно, работник должен позаботиться о своевременном оформлении трудовой книжки.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку, описывается здесь.

Как аннулировать запись в трудовой книжке, вы можете прочитать на этой странице.

Источник: http://vkadry.com/smena-familii-v-trudovoj-knizhke.html

Как исправить фамилию в трудовой книжке?

Запись о смене фамилии в трудовой книжке - образец

Семейное право > Смена фамилии > Как исправить фамилию в трудовой книжке?

В жизни многих людей, особенно у представительниц женского пола, бывают ситуации, когда приходится менять фамилию.

Такое действие требует соблюдения ряда формальностей, а в особенности внесения изменений в основные документы.

На этом момент стоит обращать внимание, так как важные бумаги могут оказаться недействительными из-за перемены личных данных человека.

Поэтому не теряет актуальности вопрос, как изменить фамилию в трудовой книжке.

Вносить подобные изменения — это основная задача работника отдела кадров любой организации. Подобные действия должны быть выполнены своевременно и правильно.

Для осуществления таких операций сотрудник должен иметь определенный багаж знаний в любой сфере трудовых отношений и хорошо ориентироваться в нормативных документах, как в новых, так и тех, которые действуют уже давно.

Выделяют два основных документа в области взаимоотношений между работником и руководителем:

  • трудовая книжка;
  • трудовой договор.

Трудовая книжка содержит в себе всю необходимую информацию относительно:

  • стажа сотрудника;
  • даты ухода с предыдущего места работы;
  • даты оформления на новое место.

В трудовую книжку может быть вписана информация о договорах и дисциплинарных взысканиях.

Но кроме вышеупомянутого, работник отдела кадров вправе делать пометки в данном документе, особенно, когда изменяется фамилия или отчество работника.

Нормативно-правовая база

Трудовые отношения сотрудника и работодателя и разные аспекты взаимодействия сторон, регулирует ряд нормативно-правовых документов. Особое внимание уделяется вопросу, как исправить фамилию в трудовой книжке в связи с замужеством.

По закону «О персональных данных», фамилия гражданина относится к личным данным конкретного лица, поэтому может изменяться из-за определенных обстоятельств.

В сфере трудовых отношений главным нормативно-правовым документом является Трудовой кодекс РФ. Он предусматривает возможность внесения изменений в трудовую книжку.

Подробное описание процесса, как правильно сделать запись в трудовой книжке о смене фамилии описывается в «Инструкции о ведении и хранении трудовых книжек».

Этот документ был принят в 2003 году. Представляет собой пособие для работодателей и сотрудников отдела кадров. Опираясь на этот документ, они вносят изменения и осуществляют свою деятельность.

Основания для смены фамилии

Смена фамилии работника организации требуют от работодателя или сотрудника отдела кадров отчетливого понимания действий относительно того, как внести изменения в трудовую книжку.

Наиболее распространенный случай для смены фамилии — это изменение семейного положения работника и принятие фамилии супруга.

В этом случае внести корректировки в трудовую книжку нужно сразу же после того, как работник поменяет паспорт на новую фамилию.

Кроме того, фамилия может быть изменена по собственному желанию человека. Как правило, изменения в трудовую вносятся также после получения нового паспорта.

Смена записи в трудовой относительно фамилии вносится и по другим причинам, к примеру, после бракоразводного процесса.

Оформляется такое действие всегда за одинаковым алгоритмом.

Таким образом, при изменениях персональных данных, в трудовой книжке должна отображаться смена подобной информации. Поскольку до факта смены в трудовой этот документ работнику не принадлежит.

Действия работника после изменений персональных данных

При смене фамилии, отчества или имени, работник должен сообщить об этом работодателю или сотрудникам отдела кадров.

После этого необходимо придерживаться такого алгоритма действий:

  1. Работнику следует подготовить необходимый пакет документов.
  2. Внесение изменений в трудовую книжку обязанность сотрудника отдела кадров.
  3. Прежде, чем в трудовую будут внесены изменения, работник должен внимательно прочесть приказ, который ему выдаст работодатель.
  4. Работнику не обязательно видеть факт внесения изменений в трудовой документ, но для собственного спокойствия лучше осмотреть книжку и проверить правильность заполнения новой информации.

Процедура внесения записей в трудовую книжку осуществляется после заявления сотрудника с просьбой о внесении изменений в трудовую.

Затем на его основании создается приказ руководителя организации о произведении соответствующих исправлений в отношении сотрудника.

Форма заявления стандартная, работник обращается к руководителю фирмы с просьбой внести соответствующие изменения в трудовую книжку.

Под датой и подписью нужно обязательно указать в приложении перечень копий паспорта и свидетельства, на основании которых нужно изменить индивидуальные данные работника.

Образец заявления:

Список необходимых документов от работника выглядит так:

  • паспорт на новую фамилию;
  • свидетельство о браке, если данные были изменены в результате его заключения;
  • иное свидетельство, которое подтверждает изменение фамилии, имени или отчества.

Вышеперечисленные документы нужно представить в отдел кадров. Сроков выполнения данных действий законодательством не установлены.

Но специалисты настоятельно рекомендуют провести подобные изменения в трудовой книжке как можно быстрее, сразу после получения паспорта с новой информацией.

Процедура изменения фамилии в трудовой книжке

В соответствии с законодательством, изменения в запись о фамилии вносятся на основании подтверждающих документов.

Реквизиты этих документов должны быть обязательно внесены при смене фамилии в трудовую книжку.

Данные действия производятся у того работодателя, во время работы у которого, была изменена фамилия.

Но если по определенным причинам поменялась фамилия, а данные в трудовой книжке не исправили, при этом сотрудник уволился и был принят на работу к другому работодателю, то корректировку в трудовом документе может произвести новый наниматель.

Основные этапы внесения изменений:

  1. Вначале вносят изменения в специально отведенную графу, где вписывают фамилию на первом листе при развороте в трудовой книжке. Прежнюю фамилию вычеркивают, а рядом вписывается новая. Надпись можно сделать сверху над вычеркнутым словом.
  2. Основные данные из свидетельства, выданного в ЗАГСе, выписывают на внутреннюю сторону обложки, оставляя место для внесения реквизитов очередного документа, в том случае, когда снова понадобится вносить изменения. Опытные специалисты рекомендуют сэкономить здесь место, для указания подобных исправлений.
  3. Под записями о серии и номере свидетельства и другими данными сотрудник отдела кадров ставит свою визу и личные параметры. На подписи ставят печать так, чтобы можно было прочесть всю информацию.

Изменения должны быть внесены без исправлений и подчисток, разборчивым почерком. Запись в трудовой книжке о смене фамилии образец 2018 году выглядит так:

Запись о смене фамилии в трудовой книжке — Образец

Исправление ошибок

Ошибки в важных документах встречаются довольно редко. Но если неправильная запись внесена, то исправить ее возможно, но делать это следует в соответствии с законодательством.

Многие специалисты отдела кадров даже с большим стажем работы не знают, что делать, если в трудовой книжке допущена ошибка в фамилии.

В 2003 году была разработана специальная инструкция, которая регулирует порядок заполнения трудовых книжек. Внесение любых исправлений должно соответствовать этим требованиям.

Неверно внесенные данные могут быть выявлены на разных частях трудовой книжки, в ее разделах или на вкладыше к ней.

Процедура исправлений практически одинаковая во всех случаях. Но могут присутствовать свои особенности, на которые важно обращать внимание.

Если ошибки не будут исправлены, в будущем могут возникнуть проблемы с получением пенсии. При выявлении ошибок в уже действующем документе, запись не зачеркивается и не заштриховывается, она исправляется новой записью ниже.

Это общие правила исправления ошибок. Кроме того, существуют определенные случаи, которые имеют свои особенности исправления.

Даже тогда, когда ошибка в документе была совершена руководством с предыдущего места работы, специалисты новой фирмы осуществляют исправления в трудовом документе.

Ошибки в написании фамилии встречаются наиболее часто. Они появляются, если фамилия записывается на слух, при невнимательном прочтении паспорта или элементарной неграмотности.

Подобные исправления вносятся в трудовую книжку светостойкой и водостойкой пастой. Цвет допускается черный, фиолетовый или темно-синий.

Если при исправлении фамилии сотрудники отдела кадров не соблюдают установленную процедуру, густо намазывают корректором прежнюю фамилию или зачеркивают так, что она становится невозможной для чтения.

Это является грубым нарушением и в данном случае возникает вопрос о том нужно ли менять трудовую книжку. Прежнюю придется уничтожить и оформить новую с составлением акта.

Иногда случается, что сотруднику внесли измененную фамилию на титульном листе трудовой, но забыли это сделать во вкладыше.

Таким образом, если после замужества или по каким-то другим причинам изменяется фамилия, данные изменения следует обязательно отразить в трудовой книжке гражданина. При этом менять ее на новую нет необходимости.

Поскольку законодательством предусмотрено возможность ее исправления. Данная процедура должна осуществляться кадровиком или руководителем фирмы строго за правилами соответствующих нормативно-правовых актов.

Придерживаясь строгой последовательности в своих действиях, сотрудник кадрового отдела сможет легко разобраться в подобной ситуации.

:

Источник: http://semeinoe-pravo.net/kak-izmenit-familiyu-v-trudovoj-knizhke/

Как изменить фамилию в трудовой книжке после замужества или при других обстоятельствах

Запись о смене фамилии в трудовой книжке - образец

При изменении фамилии необходимо внесение изменений во все личные документы: паспорт, водительское удостоверение, банковский счет, трудовую книжку и т. п.

Исправления в большинстве документов (например, в паспорте) не разрешено, поэтому в этом случае нужно обменивать документ. Другое дело – трудовая книжка, она не подлежит замене. Здесь допускается корректировка.

Рассмотрим, как при изменении фамилии корректируется запись в трудовой книжке.

Документы, необходимые для исправления

Для того чтобы сотрудник отдела кадров смог исправить фамилию в трудовой, работник должен представить документ, в котором указана причина смены фамилии, и гражданский паспорт с новыми данными.

Перечень исходных документов:

  • свидетельство о заключении брака;
  • св-во о расторжении брака;
  • иные документы, выданные государственными органами РФ.

Сведения об исходнике должны быть занесены в трудовую книжку.

Процедура корректировки личных данных

Дополнительная информация

Изменение данных производится на основании заявления работника. Форма заявления стандартная, с просьбой о внесении изменений. Обязательно под датой и росписью заявителя необходимо в приложении указать перечень копий паспорта и свидетельства, на основании которых нужно произвести смену индивидуальных параметров трудящегося.

Внести изменения в трудовую должен тот работодатель, во время работы у которого произошла перемена фамилии сотрудника. Если же по каким-либо причинам это не было сделано, то исправления вносятся следующим работодателем данного гражданина.

Работник должен уведомить о смене фамилии отдел кадров или, если компания небольшая, непосредственно работодателя. Сотрудник должен письменно или устно известить руководство о смене фамилии, представить все необходимые документы и их ксерокопии.

Подача письменного заявления не является обязательной, но может быть регламентирована внутренними актами организации. После этого выпускается приказ, на основании которого в трудовую вносится корректировка (Постановление правительства №225 от 16.04.

2003 года).

Делается это следующим образом:

  • недействительная фамилия вычеркивается одной чертой, а рядом (в этой же строке или над ней) пишется новая;
  • на первом развороте слева, на внутренней части обложки трудовой книжки, вписываются реквизиты документа-основания (номер, серия, дата выдачи). Заверяется данная информация подписью (с расшифровкой) сотрудника, вносившего изменения, и печатью организации.

Для наглядности можно посмотреть образец корректировки:

Образец записи в трудовой книжке об изменении фамилии

Копии документов, представленных для исправления фамилии, заверяются начальником отдела кадров (или руководителем организации) и вкладываются в личное дело работника.

Смена фамилии в прочих рабочих документах

Заполнение трудовой книжки при смене фамилии – это лишь часть необходимых действий, корректировке подлежат и другие индивидуальные рабочие формуляры сотрудника.
Это следующие документы:

  • личное дело,
  • карточка формы Т-2,
  • счет сотрудника формы Т-54,
  • табель рабочего времени,
  • график выхода сотрудников в отпуск,
  • платежные ведомости и прочие бухгалтерские документы.

Подробно о том, как внести изменения в трудовую книжку

Изменение фамилии в трудовой книжке после замужества или вследствие других причин – обязанность отдела кадров, но инициировать это должен сам сотрудник путем устного или письменного заявления об этом.

Если работник не предоставит информацию для изменения своей фамилии в трудовой книжке, то это может иметь негативные последствия.

Дело в том, что документы с неактуальными персональными данными перестают быть действительными.

Случается, что после расторжения брака возвращают вновь на ту фамилию, которая была до супружества. В этом случае необходимо указать, что брачная фамилия заменена на добрачную, на основании свидетельства о расторжении брака.

Простой пример: гражданка Иванова после замужества не сочла нужным подать заявление на корректировку фамилии в трудовой книжке. Спустя год она вышла на пенсию.

Сотрудники Пенсионного фонда не смогли своевременно оформить ей пенсионное пособие ввиду несоответствия фамилий, указанных в ее гражданском паспорте и трудовой книжке.

Ситуация разрешилась лишь спустя несколько месяцев, после долгого разбирательства и приведения документов в порядок.

Источник: https://otdelkadrov.online/5071-poryadok-deistvii-obrazets-trudovoi-knizhki-pri-smene-familii

Изменение фамилии в трудовой книжке (после замужества, прочее) в 2018 году: образец записи, как правильно внести, правила оформления смены

Запись о смене фамилии в трудовой книжке - образец

Среди многочисленных жизненных ситуаций встречается и такая, как изменение фамилии. Это влечёт за собой замену множества личных документов. Ведь это фактически смена персональных данных.

Для трудоустроенного человека важнейшим документом, по крайней мере до 2021 года, когда в действие будет введён электронный кадровый учёт всех работников страны, является трудовая книжка.

Задача кадровика — правильно внести в неё изменения.

В каких ситуациях меняется фамилия в трудовой книжке

Самые распространённые варианты изменения фамилии в трудовом документе:

  • работница вышла замуж, реже, но бывает, что муж берёт фамилию жены;
  • супруги развелись, и жена возвращает свою прежнюю фамилию (что тоже бывает, когда женщина даже таким образом не хочет вспоминать своего бывшего);
  • человек просто решает изменить имя или фамилию по личным соображениям.

По законодательным актам, предусматривающим идентификацию гражданина, процедура изменения Ф. И. О. в некоторых случаях должна сопровождаться полной заменой документов, содержащих персональную информацию о человеке. К примеру, подлежат замене паспорт, СНИЛС, водительские права. А есть документы, в которых допускается просто внесение корректировок, сюда как раз и относится трудовая книжка.

Следовательно, как только в персональных данных работника произошли изменения и им был получен на руки новый паспорт гражданина РФ, он обязан предупредить своего нанимателя об этом. И кадровый служащий, и работник должны понимать, что этот вопрос важен для обеих сторон:

  • при обнаружении ошибок и несостыковок во время сдачи налоговой и страховой отчётности (СЗВ-М, справки 2-НДФЛ и пр.) компании грозят штрафы и пени — минимум 500 руб. за сотрудника, и это только в ПФР;
  • для работника такая безответственность чревата потерей трудового стажа и пенсионных баллов, если трудовая книжка будет признана недействительной. По крайней мере, при выходе на пенсию ему придётся побегать по инстанциям, доказывая свою правоту.

Не всегда работники уделяют внимание кадровому документообороту и задумываются над последствиями такой небрежности. Человек может тянуть до последнего с визитом в кадры.

Поэтому совет всем руководителям, ИП и кадровикам: оптимальный вариант стимулирования сотрудников — визировать при приёме на работу ознакомление с внутренним актом, предупреждающим об ответственности за несвоевременное предоставление уточнённых/изменённых личных документов.

Для этого в документ (как правило, это положение о персональных данных, но может быть трудовой контракт или должностная инструкция) надо вписать пункт: «Работник должен своевременно, в срок не позднее 5 (пяти) рабочих дней с даты внесения изменений в персональные данные, будь то Ф. И. О.

, прописка или место проживания, известить об этом работодателя в письменном виде и представить подтверждающие документы». Наниматель имеет право установить любой срок, но лучше рационально подходить к этому вопросу, без фанатизма, но не затягивая. Сотрудник должен поставить свою подпись в листе ознакомления или на самом документе. При возникновении спорных моментов важно, чтобы ответственность была документально закреплена.

Кадровику — инструкция и образец внесения записи о смене фамилии в трудовую

Со слов работника кадровик не имеет права ничего менять в кадровом делопроизводстве по конкретному сотруднику. Это регламентировано Постановлением Правительства РФ № 225, которое устанавливает общие положения по ведению и учёту трудовой документации по работникам.

Работник должен представить в отдел кадров либо индивидуальному предпринимателю подтверждающие документы:

  • паспорт с новыми персональными данными;
  • свидетельство о заключении или расторжении брака, если фамилия менялась на этом основании;
  • если человек по собственной инициативе изменил имя, отчество или фамилию — свидетельство о смене;
  • в крайних случаях — замещающий документ, идентифицирующий личность, это может быть загранпаспорт или новое водительское удостоверение.

Ответственный сотрудник кадровой службы должен лично удостовериться, что представленные документы законны и дают возможность внести корректировки.

Он сверяет информацию и после этого принимает решение об изменении в трудовой. С новых документов нужно снять ксерокопии и сохранить их в личном деле работника.

Законодательство не регулирует точные сроки и очерёдность действий по внесению корректировок в трудовую документацию.

Сотрудник отдела кадров не имеет права требовать от человека написать заявление о внесении исправлений в кадровый документ. Нормативные акты этого не предусматривают.

Но эксперты рекомендуют всё-таки пройти эту процедуру, чтобы обезопасить стороны, если возникнет спорная ситуация.

В заявлении работник должен кратко дать обоснование причины корректировок и в приложении указать вводные данные.

Зявление работодателю о внесении изменений в трудовую сопровождается подтверждающими документами

Как правило, на предприятии существует стандартная практика внесения всех заявлений в определённый журнал, кадровик должен зарегистрировать это заявление в нём.

В журнал регистрации заявлений работников вносятся все заявления: на отпуск, о корректировке в кадровых документах и другие

После этого остаётся ещё один шаг до внесения корректировок в трудовую — издание приказа о внесении в неё уточнений. Это необходимая процедура, которая страхует работодателя от технических ошибок и несостыковок. Формируется приказ стандартно:

  1. Указываем дату составления распоряжения.
  2. Формулируем цель документа — об изменении фамилии в учётных документах.
  3. Вносим старые и новые данные по работнику.
  4. Уточняем основания для внесения изменений.
  5. Ставим дату, визируем исполнителем распоряжения и руководителем компании.
  6. Знакомим работника с распоряжением (обязательна его виза об ознакомлении).
  7. Заносим реквизиты приказа в соответствующий журнал учёта.

Приказ об изменении фамилии в учётных документах заполняется по стандартной форме

И вот теперь, после всей предварительной подготовки, кадровик может приступить к внесению изменений в личный кадровый регистр работника. Документ, который регламентирует правильность оформления и внесения изменений в трудовые книжки, — Постановление Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003.

Алгоритм действий при внесении корректировок в трудовую книжку выглядит следующим образом:

  1. На основании вышеуказанного руководства по оформлению трудовых (смотри пункт 2.3 Инструкции Минтруда) корректировки должны быть внесены на правый титульный лист трудовой книжки (первый разворот). Изменения вносятся путём зачёркивания предыдущих данных одной тонкой чертой, чтобы старые данные оставались читабельными. По возможности следом (а если не входит в одну строку — над зачёркнутой фамилией) аккуратно вписываются новые данные (фамилия, имя или отчество).

    В основной части аккуратно меняем фамилию

  2. В левой части титульного разворота необходимо сформулировать причину и основания внесения изменений. Для этого нужно разборчивым почерком проставить дату, серию и номер документа, который подтверждает произошедшие изменения в идентификационных данных. Корректировка в обязательном порядке должна быть завизирована руководителем организации или индивидуальным предпринимателем, начальником службы управления персоналом или другим уполномоченным работником. На пересечении с записью, ближе к краю ставится печать предприятия (если есть).

    В левой части обложки указываются основания, по которым внесены исправления в фамилию работника

  3. Что ещё следует учесть при внесении уточнения:
    • запись должна быть сделана одним цветом;
    • запрещено оформлять трудовую с помощью гелевой ручки;
    • фамилия вносится полностью (когда фамилия становится двойной, например, Петрова-Воткина, нужно зачеркнуть устаревшее — «Петрова» и прописать полную новую фамилию).

Корректировки внесены. Отметим, что при оформлении трудовой документации не рекомендуется забирать оригиналы подтверждающих документов у работника (взять нужно, но только копии). Уточнения рекомендуется делать в его присутствии.

Если работник повторно меняет фамилию (например, при разводе) процедура повторяется:

  • старые данные зачёркиваются;
  • на свободном месте вписываются обновлённые данные;
  • указываются реквизиты документа, ставится виза ответственного лица, печать.

В какие ещё кадровые документы вносятся коррективы

При изменении персональных данных о сотруднике кадровикам придётся исправить информацию и в другой кадровой документации:

  1. В журнале учёта трудовых книжек.
  2. В лицевом счёте сотрудника (форма № Т-54), по которому учитываются все выплаты работнику на предприятии.
  3. В личной карточке служащего (форма № Т-2), здесь помимо изменения фамилии нужно обновить данные паспорта.

    Сведения о смене фамилии и паспорта вносятся в личную карточку работника

  4. В трудовом контракте. Для этого составляется дополнительное соглашение, где опять же дублируются основания для внесения корректировок, устанавливается срок ввода в действие новых персональных данных человека.

    Дополнительное соглашение к трудому договору фиксирует изменение личных данных работника

  5. В графике отпусков, ведомостях, другой кадровой документации.

Если человек самостоятельно не получил СНИЛС, эта задача возлагается на работодателя. Для получения пенсионного свидетельства кадровику (или бухгалтеру, в зависимости от того, кто на предприятии занимается этим вопросом) нужно оформить и направить в региональное подразделение ПФР пакет документов, куда должны входить:

  • заявление-анкета по форме АДВ-2, обратите внимание, что в заявлении должна стоять обновлённая подпись человека, поменявшего фамилию;
  • опись-перечень документации (форма АДВ-6);
  • предыдущий СНИЛС сотрудника;
  • ксерокопия нового паспорта работника.

Если изменения были внесены с ошибкой: как исправить

Ошибка даже в одной букве фамилии может привести к признанию трудового документа недействительным. В связи с чем человек может потерять весь свой наработанный к тому времени стаж.

Самые распространённые ошибки в заполнении титульного листа документа:·

  • неправильно указаны Ф. И. О. работника;·
  • не стоит печать предприятия, когда она есть;
  • нет визы ответственного лица, имеющего право заполнения трудовой, и её расшифровки;
  • дата оформления книжки сознательно показана неточно (это делается, как правило, для увеличения трудового стажа).

Если ошибка всё-таки допущена, исправлять её нужно обязательно, но при этом запрещено:

  • вносить коррективы с помощью гелевой ручки, так как состав пасты неустойчив к воде и истиранию;
  • использовать корректор — только зачёркивание тонкой линией.

Что ещё важно:

  • исправления вносятся разборчивым почерком;
  • обязательны реквизиты подтверждающих документов;
  • ставятся расшифровка подписи лица, внёсшего коррективы, и печать организации;
  • внести коррективы необходимо сразу, как только была замечена ошибка, вне зависимости от того, допущены неточности на предыдущей работе или на нынешней (кто обнаружил, тот и исправляет).

Трудовая книжка — важнейший документ в жизни работающего человека. Поэтому относиться к нему нужно ответственно и грамотно.

Кадровым работникам следует помнить, что от этого личного регистра во многом зависит сумма будущей пенсии человека и его спокойствие при её оформлении.

Сплошь и рядом случаются ситуации, когда работник, выходя на пенсию, обивает пороги учреждений, чтобы добиться справедливости. И всё «благодаря» некомпетентности кадровика.

  • Эллина Рожкова
  • Распечатать

Источник: https://kadrovik.guru/izmenenie-familii-v-trudovoy-knizhke-posle-zamuzhestva.html

Российский юрист
Добавить комментарий